Kiedy słyszymy multitasking, najczęściej wyobrażamy sobie człowieka, który robi dwie rzeczy jednocześnie (o ile nie więcej). Pisze maila, a jednocześnie słucha szkolenia z efektywnego zarządzania czasem. Rozmawia z kimś, przygotowując ważną prezentację strategiczną dla klienta. Ze względu na ilość obowiązków zawodowych i osobistych często próbujemy wykorzystać maksymalnie naszą efektywność, chociaż badania pokazują, że wydajność naszego umysłu i zdolność do zapamiętywania, spadają w momencie, kiedy staramy się wykonywać jednocześnie dwie lub więcej czynności na raz.
Pomodoro Technique
Coraz większą popularnością cieszy się technika zwana Pomodoro Technique. Jest to metoda zarządzania czasem opracowana przez Francesco Cirillo pod koniec lat 80. skupiająca się wokół tego, że nasz umysł jest w stanie tak naprawdę odpowiednio skoncentrować się na wykonywaniu wyłącznie jednej czynności na raz. Jak działa? Wykorzystuje ona timer do podziału pracy na interwały, tradycyjnie o długości 25 minut. W tym czasie kierujesz swoją uwagę na wykonanie konkretnego zadania lub grupy mniejszych obowiązków do zrealizowania (np. stworzenie odpowiedzi na 2 maile + rozpisanie planu dnia + kontakt telefoniczny ze swoim przełożonym). W tym czasie pozbywasz się wszystkiego, co może zakłócić Twoją koncentrację (możesz wyciszyć telefon, wyłączyć muzykę, która zbytnio Cię absorbuje, zmienić przestrzeń na taką, w której odnajdziesz ciszę i spokój). Po takiej sesji robisz sobie chwilkę przerwy, aby znów wrócić do 25 minut maksymalnego skupienia. Wiele osób docenia tę metodę, zauważając jej pozytywne rezultaty. Spróbuj i Ty!
Jak zatem poradzić sobie z miłościwie panującym multitaskingiem?
Oto 5 wskazówek:
1. Dobry plan to podstawa
Kiedy masz wszystko przemyślane i zaplanowane, wiesz, od czego w ogóle zacząć. Ustal priorytety zadań. Pamiętaj, żeby wykonywać najtrudniejsze zadania w pierwszej części dnia, kiedy masz więcej siły i energii, żeby sobie z nimi poradzić.
2. Rób notatki
W obliczu wielu zadań i informacji, które codziennie do nas docierają, warto nosić ze sobą notes. Nie zawsze mamy przy sobie komputer lub telefon, aby zapisać np. jakąś ważną rzecz, która może umknąć naszej uwadze, a notes zawsze się przydaje. Możesz także w nim zapisywać „objawienia dnia”, czyli wszelkie pomysły, które przyjdą Ci do głowy, kiedy wyłączysz już „tryb praca”.
3. Oddzielaj życie on od offline (w tym pracę biurową i życie osobiste)
Jeśli jesteś w stałej gotowości do działania, nie potrafiąc odłączyć się od tego, co dzieje się w pracy, wówczas możesz wpaść w pułapkę. Oczywiście mowa tutaj o tym, kiedy jednocześnie chcesz pogodzić taki sposób działania z życiem i obowiązkami w życiu osobistym.
4. Postaraj się pracować nad podobnymi zadaniami
Przełączanie się z jednego zadania na drugie wymaga ciągłego przystosowywania się mózgu do nowych okoliczności. Według obliczeń naukowców samo przechodzenie z jednego zadania na drugie kosztuje nas 30% czasu pracy każdego dnia. Z tego powodu dobrym rozwiązaniem będzie grupowanie zadań o podobnej strukturze, znaczeniu, wartościach.
5. Porządek na zewnątrz, porządek wewnątrz
Jeśli do tej pory obce było Ci stwierdzenie, że uporządkowana przestrzeń to uporządkowane życie, czas na to, aby się przekonać, że ta metoda naprawdę się sprawdza. Pozbądź się ze swojego biurka i przestrzeni wszystkiego, co może Cię rozpraszać, powodując problemy z ogólną koncentracją. Niech chaos zrobi miejsce porządkowi!
