Być może słyszałeś już o koncepcji Lean Management i o tym, że jest ona jedną z przodujących metodyk stosowanych w środowisku biznesowym. Jeśli nie, to serdecznie zapraszamy Cię do przeczytania naszego tekstu, w którym znajdziesz najważniejsze informacje o tym sposobie zarządzania.
Lean a KAIZEN
KAIZEN to japońskie słowo, które oznacza „zmianę na lepsze”, często określane także jako „ciągłe doskonalenie się”. Jest to określony sposób myślenia, który wykorzystuje kreatywność i pomysłowość do identyfikowania problemów, aby następnie je opracowywać i rozwiązywać. Filozofia ta zakłada, że wszystko da się poprawić tak, aby działało sprawniej i wydajniej. KAIZEN stanowi fundament Lean Management, który najprościej ujmując, jest sposobem kierowania firmą. Jego podstawowymi założeniami jest tworzenie i dostarczanie klientowi produktów i usług zgodnie z jego wymaganiami, w możliwie najprostszy sposób, przy zachowaniu szacunku dla zespołu, który tworzy firmę.
Metodologia Lean składa się z 3 prostych filarów:
- dostarczaniu wartości klientowi (o czym już wspominaliśmy);
- eliminowaniu odpadów (wszystkiego, co nie przynosi wartości produktowi finalnemu);
- ciągłym doskonaleniu i usprawnianiu (procesów, celów i ludzi).
5 podstawowych zasad Lean
1. Zidentyfikowanie wartości
Najważniejszym pytaniem, które należy sobie zadać, jest to, do czego dąży każda firma? Odpowiedź na to pytanie jest prosta: każda firma chce oferować produkty lub usługi, za które klient skłonny jest zapłacić. Wartość leży w problemie, który starasz się rozwiązać dla klienta, a dokładniej w części rozwiązania, za które klient może Cię wynagrodzić. Na tym etapie najważniejsze jest określenie wartości, którą chcesz dostarczyć.
2. Mapowanie strumienia wartości
Jest to niezwykle ważny punkt, w którym należy odwzorować (dosłownie) przepływ pracy firmy. Obejmuje on wszystkie działania i osoby zaangażowane w proces dostarczania produktu finalnego do klienta. Mapowanie strumienia wartości pozwala określić, które części procesu generują wartości (i w jakim stopniu), a które ich w ogóle nie przynoszą.
3. Tworzenie ciągłego przepływu pracy
Kiedy masz już opanowany strumień wartości, należy się upewnić, że przepływ pracy zespołu pozostaje efektywny i płynny. Czasami, aby do tego dojść, potrzebujemy dużo czasu, który jednak jest wart poświęcenia. Opracowanie produktu lub usługi jest często uzależnione od pracy zespołowej, której wyznacznikiem jest współdziałanie wszystkich wykonawców i zbiorowa odpowiedzialność za wyniki pracy. Dzielenie pracy na mniejsze partie i wizualizacja przepływu pracy pozwala na łatwiejsze wykrywanie i usuwanie blokad.
4. Pull System
W takim systemie usługi lub produkty są wytwarzane tylko wtedy, gdy istnieje na nie popyt. Umożliwia to optymalizację pojemności zasobów.
5. Ciągłe doskonalenie
Ostatni krok, ale być może najważniejszy ze wszystkich odnosi się do pracy nad stworzonym przez Ciebie systemem. Trzeba liczyć się z tym, że nie jest on statyczny i zawsze mogą pojawić się jakieś problemy. Regularne weryfikowanie zaangażowania pracowników na każdym poziomie i wykazywanie chęci poprawy do zmian (jeśli jest to potrzebne) jest tutaj kluczowe. Świetnym sposobem do zmobilizowania zespołu może być tzw. piąteczka (5 minut na opisanie zadań). Polega ona na tym, że zespół codziennie określa, jakie obowiązki ma do wykonania (to do!) i opisuje, co udało mu się wykonać dnia poprzedniego (done!). Jest to łatwe rozwiązanie, które jednocześnie mobilizuje zespół do wywiązywania się z zaplanowanych zadań oraz usprawnia codzienne procesy funkcjonowania firmy.
