Jeśli właśnie w tym momencie rozpoczynasz pracę na stanowisku pracownika biurowego, z pewnością zastanawiasz się, na jakie rzeczy warto zwrócić uwagę, aby już na samym początku przełożeni mogli docenić Twoje zaangażowanie i umiejętności. Dla Ciebie przygotowaliśmy tekst, dzięki któremu inni będą mogli powiedzieć, że z pewnością zasługujesz na TRON BIUROWY!
1. Bądź na czas
Punktualność to cecha, która ma ogromną wartość w wielu miejscach pracy (tutaj także jest bardzo ważna). Jeśli to Ty otwierasz biuro, umawiasz klientów, organizujesz spotkania, to niezbędne jest, abyś był za pan brat z czasem.
2. Pilnuj harmonogramów
Od początku Twojej pracy warto wprowadzić do niej trochę porządku, aby nie zagubić się później w stercie papierów. Bądź na bieżąco z harmonogramem swojego szefa i współpracowników (jeśli to także należy do Twoich obowiązków). Co jakiś czas zaglądaj do niego, aby uniknąć kłopotliwych sytuacji (np. zapomnienia o tym, że trzeba było zarezerwować hotel dla dwudziestu osób). Harmonogramy i kalendarze warto mieć w kilku różnych miejscach, abyś miał do nich dostęp w każdej chwili (nawet jeśli nastąpi atak na cały Internet). Dodawaj także do nich na bieżąco wszystkie dodatkowe terminy spotkań, aby nic nie umknęło Twojej uwadze.
3. Odpowiednio się ubieraj
Ważne jest także zadbanie o odpowiedni wizerunek. Często to Ty jesteś pierwszą osobą, z którą widzą się klienci, dlatego pamiętaj o tym, zanim założysz kolejny raz rozciągnięty t-shirt i trampki do pracy.
4. Zwracaj uwagę na ważne materiały
Pamiętaj o ważnych dokumentach podsumowujących spotkania. Możesz w trakcie ich trwania robić szczegółowe notatki lub tylko zapisywać najważniejsze punkty, z których potem stworzysz dokładniejszą notatkę. Zawsze także staraj się ustalić przed spotkaniem, jaką rolę Ty będziesz w nim odkrywać i czego konkretnie się od Ciebie oczekuje. Wysyłaj też przypomnienia przed spotkaniem, aby być pewnym, że wszyscy o nim pamiętają.
5. Stwórz własne skrypty
Oszczędzaj czas i energię, tworząc proste komunikaty, które możesz później wykorzystywać w różnych sytuacjach. Szczególnie przydają się w korespondencji, przy tworzeniu wiadomości mailowych, informacjach prasowych. Dzięki temu zaoszczędzisz wiele cennych minut, kopiując lub edytując dane informacje tak, aby były najlepiej dopasowane do tego, czego w danej chwili potrzebujesz.
6. Zwracaj uwagę na szczegóły
Zanim wyślesz list lub maila, upewnij się, że nie zawiera on żadnych błędów gramatycznych i interpunkcyjnych, a jego treść jest logiczna. Pamiętaj, że robisz to w imieniu firmy i jesteś jej reprezentantem, dlatego nie pozwól, żeby klienci/pracownicy byli zdezorientowani informacjami, które otrzymali.
7. Bądź miły
Nie chodzi wyłącznie o to, w jaki sposób zachowujesz się w biurze (choć to też oczywiście jest istotne). Pamiętaj także o komunikacji telefonicznej i mailowej, ponieważ to także ma ogromny wpływ na to, w jaki sposób jest odbierana firma, w której pracujesz. Ćwicz swoje zdolności komunikacyjne i pracuj nad tym, aby być jeszcze lepszym pracownikiem.
