E-maile biznesowe są filarem nowoczesnej komunikacji. Wiele osób nie zdaje sobie jednak sprawy z tego, jak ważne jest przykładanie uwagi do sposobu, w jaki je tworzy. Chociaż są podstawą porozumiewania się w korporacjach (i nie tylko) to zdarza się, że wiele e-maili jest nieskutecznych. Oznacza to, że odbiorca może mieć problemy z ich odczytaniem, wygenerowaniem odpowiedzi lub podjęciem jakichkolwiek działań z nim związanych. Nie pozwól, aby spotkało to także Ciebie!
Etykieta, styl i format działają prawdziwe cuda, przynosząc rezultaty w poprawie ogólnej komunikacji. Zachęcamy do skorzystania z naszych porad zawierających 5 kluczowych pytań, które należy wziąć pod uwagę przy pisaniu e-maili biznesowych.
1. Kto jest odbiorcą Twojej wiadomości?
Bezwzględnie jest to najważniejsze pytanie, na które musisz sobie odpowiedzieć. Pomoże Ci to określić ton, formę oraz treść komunikacji. Odbiorca e-maila może być Twoim kolegą z pracy, klientem lub szefem. Z tego powodu, każda z tych osób będzie miała inną wiedzę np. o projektach, które realizujesz. Z kolegą możesz używać akronimów, o których Twój przełożony nie będzie miał pojęcia (więc o to dopyta w kolejnym mailu), a klient zadzwoni natychmiast, żebyś wytłumaczył mu, co miałeś na myśli, pisząc tę wiadomość. Takich rzeczy lepiej unikać, ponieważ może to wpływać na sposób, w jaki będziesz odbierany przez osoby, z którymi współpracujesz („nie potrafi nawet napisać konkretnego maila”).
RADA:
Im więcej „publiczności” dodajesz w polach nadawcy (w Cc, Bcc), tym e-mail jest bardziej efektywny, ponieważ więcej pracy wkładasz, aby wszyscy Cię zrozumieli. Nie zapominaj jednak o osobie, do której bezpośrednio się zwracasz, ponieważ to ona musi odpowiedzieć na Twoją wiadomość lub podjąć odpowiednie działania z nią związane. Niewłaściwe używanie pól nadawcy jest powszechnym błędem e-mail służbowych.
2. Jaki jest cel wiadomości
Każda wiadomość e-mail powinna ograniczać się do jednego tematu, zadania, określonego elementu. Częstym błędem jest pisanie maila zbiorczego, który składa się z pytań i uwag dotyczących różnych działań. Jedna wiadomość nie powinna zatem zawierać zdjęć ze śniadania prasowego, raportu z social media czy ustaleń, kiedy planowane jest kolejne szkolenie z podstaw zarządzania czasem.
RADA: Zastanawiasz się, co zrobić w wypadku, gdy potrzebujesz kilku informacji, ale dotyczą one wyłącznie jednego tematu? Tutaj sprawdzi się numerowana lista, dzięki której łatwiej będzie zapanować nad realizacją poszczególnych składników projektu. Dzięki temu odbiorca będzie mógł w łatwy sposób reagować (odpowiadając na kolejne punkty z listy), a Ty będziesz pewny, że przekazałeś wszystkie potrzebne informacje.
3. Czy na pewno musisz skorzystać z e-maila?
Przed wysłaniem kolejnej wiadomości powinieneś się zastanowić, czy jest to najlepsza opcja na przekazanie informacji. Być może lepszą formą byłaby rozmowa telefoniczna lub skorzystanie z firmowego komunikatora. Istnieje tendencja do nadmiernego komunikowania się przez e-maile.
RADA:
Unikaj pisania e-maili z kolegami z pracy, które nie dotyczą podstaw waszych obowiązków (żarty, umawianie się na weekendowy wypad do Zakopanego, obgadywanie pracodawcy). Do tego służą inne komunikatory. Nie możesz zapominać, że jest to firmowy mail i tak powinieneś go traktować.
4. Czy e-mail pasuje do okoliczności
Zdarzają się takie sytuacje, w których wysłanie e-maila nie jest najlepszą opcją. Dotyczy to przede wszystkim treści, w których chcemy przekazać złe wiadomości, wyrazić swoje współczucie lub przeprosić za coś, czego np. nie dopilnowaliśmy. Naturalniej będzie wtedy przekazać takie wiadomości bezpośrednio.
RADA: Jeśli nie jesteś pewny, czy treść wiadomości jest odpowiednia, to zadaj sobie pytanie, czy czułbyś się komfortowo po otrzymaniu takiego maila. Jak zareagowałbyś, gdyby przeczytali go w ludzie z Twojej firmy?
5. Ton wiadomości
Wiadomości biznesowe cechuje specyficzny styl, którego możesz nauczyć się z czasem. Większym problemem jest jednak określenie tonu wypowiedzi. Uzależniony jest on oczywiście od odbiorców naszych wiadomości. Może być oczywiście przyjazny, ale przede wszystkim powinien zachować profesjonalną formę.
RADA: Nie przesadzaj z byciem miłym (nadużywanie emoji z sercem nie jest wskazane), unikaj stosowania Caps Locka, kiedy w zdenerwowaniu chcesz pokazać odbiorcy, że czegoś nie zrozumiał (jest to bardzo niegrzeczne). Pamiętaj jednak o podstawowych formach grzecznościowych (proszę, przepraszam, dziękuję), a może okazać się, że będziesz pisał najlepsze biznesowe e-maile na świecie!
